Il Controllo dei Costi: Perchè è fondamentale in azienda

Il Controllo dei Costi: Perchè è fondamentale in azienda

Il controllo dei costi è uno dei processi più importanti nell’ambito della gestione dell’impresa e spesso è una delle attività meno presenti, considerando i vantaggi che invece porta a chi lo utilizza. Infatti, avere un sistema di controllo, permette di sapere come si generano i costi all’interno dell’azienda e quindi di poterli controllare per aumentare i profitti.

Ma non è solo questo il vantaggio del sistema di controllo dei costi: infatti, esso fornisce anche elementi utili per stabilire i prezzi di vendita dei prodotti e servizi e consente di tenere sotto controllo l’andamento economico dell’azienda poichè permette di avere dati precisi che sono necessari per valutare con maggior precisione e cura cosa sta realmente accadendo.

Sotto questo profilo di analisi, è possibile distinguere due principali categorie di costi:

  • Costi variabili, che variano, secondo un rapporto di proporzionalità diretta o meno, rispetto al volume di produzione;
  • Costi fissi, che non mutano al variare della quantità prodotta.

Il costo totale è formato dalla somma di queste due componenti -> CT=CF+CV

I costi di struttura rappresentano dei costi fissi in quanto riguardano elementi destinati a permanere stabilmente all’interno dell’impresa e la loro dimensione incide notevolmente sulla capacità di sviluppo delle aziende, pertanto è opportuno tenerli costantemente sotto controllo.

Rientrano tra i costi di struttura, quelli legati a:

  • Immobilizzazioni tecniche, quali l’ammortamento, le spese di manutenzione e riparazione, i canoni di locazione, nel caso in cui sia stato trasferito solo il possesso dei beni e non anche la titolarità;
  • Sottoscrizione di contratti di durata che regolano determinate prestazioni di servizi, quali le utenze, e gli interventi di professionisti aventi carattere di ripetitività, come la sorveglianza, la consulenza contabile, le manutenzioni programmate, ecc;
  • Personale dipendente, il cui costo è riconducibile quasi totalmente alla retribuzione in senso stretto.

Data la grande rilevanza attribuita ai costi di struttura, è molto importante conoscere la loro incidenza sui costi totali dell’impresa, in modo da poter valutare la capacità di quest’ultima di conquistare e mantenere una posizione di equilibrio sul mercato.

Nell’attuale contesto economico, caratterizzato da una concorrenza sempre più agguerrita, le imprese per sopravvivere sul mercato devono essere in grado di ottenere risultati economici migliori rispetto ai propri competitors. Il primo passo in questa direzione è sicuramente rappresentato dalla capacità delle imprese di ridurre i costi di struttura ed ottimizzare al meglio le proprie risorse, aumentando l’efficienza operativa.

Le attività da intraprendere

Le attività di controllo, possono essere riassunte in questa maniera:

  • Analisi dell’ambiente in cui è inserita l’impresa: individuare il suo campo d’azione, il contesto economico e sociale in cui opera, il settore e i competitor;
  • Analisi interna dell’impresa: individuare i processi interni, i costi dei servizi infrastrutturali, le metodologie produttive, le risorse a disposizione e quelle di cui si ha bisogno;
  • Centri di responsabilità: individuare i nuclei produttivi e decisionali dell’azienda, analizzarne responsabilità e singole voci di costo;
  • Organizzazione dei dati raccolti: suddivisione in costi flessibili e fissi, elaborazione di un business plan e allocazione dei costi ad una determinata linea di produzione.

Perché è così importante la prevenzione

Controllare i costi, aiuta a capire il margine di guadagno di prodotti e servizi, favorisce e snellisce l’interpretazione dei dati aziendali e consente di creare più efficienza nei processi operativi. Per prevenire le cosiddette sorprese di fine anno il controllo è l’unico strumento infallibile.

La prevenzione delle perdite non è un’attività banale: tenere sotto controllo le spese è fondamentale ma non basta per comprendere l’incidenza sulla linea produttiva. La cosa diventa evidente quando si parla di costi indiretti, molto più difficili da individuare. Per esempio, si provi a pensare al costo della corrente elettrica utilizzata in uno stabilimento per produrre un determinato bene: è necessaria per la linea produttiva, ma il suo uso è coinvolto anche in altre attività (manutenzione dell’impianto, uffici, etc…) Come si capisce, allora, quanta corrente viene impiegata nella produzione del singolo oggetto? Come ottimizzarne la spesa?

Anche i costi telefonici e di telecomunicazione sono diventati una voce di spesa tra le più elevate nell’ambito delle aziende che devono mantenere un livello di servizio adeguato verso la clientela ma anche internamente tra strutture centrali e periferiche, con i fornitori e con gli outsourcer. Inoltre la dinamicità delle aziende, spesso coinvolte in processi di cambiamento rapidi e in interscambi operativi con società e partner dislocati su territorio nazionale e internazionale, determina un aumento di complessità dei sistemi necessari alla comunicazione e quindi un non facile controllo della spesa.

È a questo proposito che interviene il controllo dei costi attraverso il quale, a fine anno, l’azienda si troverà davanti ad un report completo delle sue attività e della loro stretta connessione in termini di costi e ricavi. Si potrà intervenire più comodamente sui processi, sulla marginalità o valutare più precisamente l’incidenza dei costi indiretti sui vari progetti.

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